Producten & teaminstellingen

Producten

Houd een catalogus bij van de dingen die je verkoopt — met varianten, opties, afbeeldingen en btw-instellingen per product — en factuurregels worden een keuze in twee klikken in plaats van opnieuw overtypen. Producten voeden zowel offertes als facturen.

Kies Eenvoudig voor een kort productformulier of Geavanceerd voor de wizard. Klik ergens op de kaart van je keuze om te beginnen. Met Annuleren in het eenvoudige formulier of de eerste wizardstap ga je terug naar de moduskeuze. Dat kan ook met Wijzig modus. De wizard bewaart je product onderweg als concept. Is dat al gebeurd, dan vragen we bij het weggaan wat je ermee wilt: Concept verwijderen, of Bewaren als concept om het later vanuit Producten af te maken.

Geavanceerd voegt een omschrijving toe, opties en varianten (elk met een eigen prijs, voorraad en verzendgegevens), een vergelijkingsprijs, foto's, tags en hoe het product in zoekresultaten verschijnt. Heeft een product geen opties, dan staan prijs, kosten, voorraad en verzending in beide modi, en je kunt een product altijd van de ene naar de andere modus zetten.

Zet je een product mét opties op Eenvoudig, dan zie je lege velden voor prijs, voorraad en verzending, net als bij een product zonder opties. Sla je het zo op, dan vervangen die gegevens alle opties en varianten door één variant. Je krijgt eerst de vraag of dat de bedoeling is, want de varianten krijg je niet terug. Facturen waarop er een verkocht is, laten nog steeds zien wat er verkocht is.

Loop je Nieuw product helemaal door, dan blijft het product een concept zolang je nog aan het invullen bent en gaat het op actief zodra je klaar bent — een product dat je afmaakt kun je dus meteen op een factuur zetten, en eentje die je halverwege laat liggen komt nooit in de verkoop terecht.

De productenlijst toont titel, prijs, btw-tarief, inkoopprijs en btw-behandeling. Een product met keuzes heeft geen één prijs, dus de lijst toont de laagste van de varianten — het "vanaf"-bedrag. Een prijs die je nog niet hebt ingevuld krijgt een streepje in plaats van € 0,00, want gratis en nog-geen-prijs zijn niet hetzelfde.

Elk product heeft een btw-behandeling. Kies na het type wat het product voor je boekhouding is, en daarna het btw-tarief:

Standaard — belast met het btw-tarief.
Margeregeling — gebruikte goederen. Op de factuur staat geen btw; je betaalt btw over je marge. Vul een inkoopprijs in, anders telt de hele prijs als marge.
Verzendkosten — wat je rekent om goederen te versturen, zoals "Standaard verzending". Die worden belast zoals de goederen die je ermee verstuurt: tegen hun btw-tarief, en onder de margeregeling als dat allemaal gebruikte goederen zijn. Je krijgt ze niet te zien als je een zending vastlegt, en ze vragen nooit om een inkoopprijs. De verzendtarieven uit je Shopify-winkel worden vanzelf gemarkeerd.
Statiegeld — geld dat je terugbetaalt als het oude onderdeel terugkomt. Het is niet belast: op de factuur staat Niet belast in plaats van een tarief, en bij de terugbetaling ook.
Cadeaubon — belast als hij wordt besteed, niet als je hem verkoopt. Op de factuur staat dus ook Niet belast.

Een dienst is altijd Standaard; de andere vier zijn voor goederen. Statiegeld en een cadeaubon zijn altijd 0%, dus het tarief staat al voor je klaar. Het info-icoontje naast het veld legt uit wat je gekozen hebt.

Verkopen haalt voorraad van de plank

Een factuur versturen haalt de voorraad van de plank, en een conceptorder reserveert alvast wat die nodig heeft — zo kunnen twee orders niet allebei de laatste beloven. De reservering vervalt zodra je de factuur verstuurt (dan gaat de voorraad er echt af) of als je de order annuleert.

Een verstuurde offerte of proforma houdt de voorraad die erop staat ook vast, tot de datum waarop die verloopt — zo wordt wat je hebt aangeboden intussen niet in je webshop verkocht. De reservering vervalt als de klant afwijst, als het document onbeantwoord verloopt, of als het een factuur wordt, die de voorraad dan van de plank haalt. Heeft de klant goedgekeurd, dan blijft de voorraad gereserveerd tot je de factuur of proforma genereert. Een offerte haalt zelf nooit voorraad van de plank.

Willen twee conceptorders samen meer dan je hebt, dan zeggen ze dat allebei, in oranje, terwijl het nog concepten zijn. Er kan er maar één geleverd worden, en dat hoor je liever nu dan op het moment dat je op versturen drukt. Je kunt de eerste gewoon versturen: ligt de voorraad er, dan gaat die naar de order die als eerste de deur uit gaat, en de andere wordt afgemeten aan wat er overblijft.

Je voorraad bijhouden

Op elke productpagina zie je wat je hebt: op voorraad, beschikbaar en gereserveerd. Beschikbaar is simpelweg de voorraad min wat andere orders al hebben opgeëist.

Bij producten met opties staat er een kolom Voorraad in de variantenlijst, zodat je het hele overzicht in één oogopslag leest in plaats van elke variant open te klikken.

Varianten staan op alfabetische volgorde — hier, en overal waar je er een kiest op een factuur, een inkoop of een abonnement.

Pas je het voorraadaantal aan, dan legt Voltane die correctie vast in plaats van het getal stilletjes te overschrijven. Dat is belangrijk, want het aantal wordt berekend uit alles wat er bewogen is — elke inkoop, elke verkoop, elke correctie — dus wat jij intypt komt er als eigen regel bij te staan.

Die lijst is de voorraadhistorie, de nieuwste bovenaan. Elke regel vertelt wat er bewoog, met hoeveel, en waar de voorraad daarna op stond. Verkopen verwijzen rechtstreeks naar de factuur die het veroorzaakte, dus "waarom ligt er eentje minder" is één klik weg. Bij correcties zie je de notitie, want daar zit geen document achter.

Onder het gereserveerde aantal zie je welke orders de voorraad vasthouden, elk met een link naar de order zelf. Een product met negen op voorraad en niets beschikbaar vertelt je nu waar die negen heen zijn.

Een product opnieuw ophalen uit je shop

Komt een product uit een gekoppelde shop, dan staat er op de pagina een knop Opnieuw ophalen uit Shopify. Die haalt de huidige titel, omschrijving, afbeeldingen, opties en varianten op en zet ze over wat hier staat. Handig als je het optieoverzicht in de shop hebt aangepast en wilt dat Voltane meegaat.

Het gebeurt op de achtergrond, dus geef het even en ververs de pagina. De knop verschijnt alleen bij producten die daadwerkelijk uit een shop komen, en alleen zolang de koppeling met die shop actief is. Heb je meer dan één shop gekoppeld, dan vraagt de knop het aan de shop waar het product vandaan komt; is dat niet bekend, dan staat de knop er niet, in plaats van dat we gokken.

Teaminstellingen om te kennen

Allemaal te vinden onder de instellingenpagina's van je team:

Bedrijf & huisstijl — je logo en de gegevens op je pdf's.
Factuurstandaarden — nummeringsformaat, jaarlijkse reset, standaard betaaltermijn, bankgegevens. Je kunt een nummeringswijziging ook vooruit plannen: kies een datum, zet het nieuwe formaat erbij, en documenten die je vanaf die datum uitgeeft krijgen het. Niets om op de dag zelf te onthouden, en een document dat je terugdateert naar een eerdere periode krijgt gewoon de nummering van die periode. Wijzigingen die al zijn ingegaan zie je staan, maar kun je niet meer aanpassen — er liggen documenten met de nummers die eruit kwamen.
Taal van documenten — standaard uit: alles wat je uitgeeft is in je eigen taal. Zet het aan om elke klant in zijn eigen taal te schrijven (voor zover we die taal kunnen weergeven). De taal wordt vastgelegd op het document zodra het wordt aangemaakt, gaat bij een concept mee met een nieuwe klant en verandert niet meer zodra het is uitgegeven. De e-mails waarmee je een document verstuurt, zijn in de taal van dat document.
Btw-gedrag — kleineondernemersregeling (KOR), OSS-modus voor EU-B2C-verkoop, automatisch uitschakelen zodra je een vrijstelling ontgroeit. Staat automatisch uitschakelen aan, dan rekent de factuur waarmee je over de KOR-grens van € 20.000 gaat al btw, en gaat de regeling uit. Staat het uit, dan waarschuwen we je en laten we de instelling aan jou. Was je omzet vorig jaar hoger dan de grens en staat de KOR nog aan, dan waarschuwen we je ook: dit jaar kun je de KOR niet gebruiken.
Goedgekeurde offertes automatisch omzetten — een goedgekeurde offerte wordt zonder dat jij iets doet een verstuurde factuur (standaard aan).
Leden & rollen — nodig collega's uit als beheerder of bewerker. Een bewerker kan bekijken, aanmaken en bewerken, maar niet verwijderen. Een bewerker ziet je koppelingen en kan controleren of ze nog werken, maar alleen een beheerder kan een koppeling maken of wijzigen.

Meldingen

Alles wat de robots doen komt binnen in je meldingencentrum in de app — en in je inbox waar het ertoe doet. Elke melding linkt direct naar de klant, of het document waar het over gaat.

Twee soorten e-mail, en die zien er met opzet anders uit. Mail die wij naar jou sturen — een shopbestelling werd een factuur, een koppeling moet opnieuw verbonden, je shop rekent het verkeerde btw-tarief — komt van Voltane en is door ons ondertekend. Mail die je klanten krijgen — facturen, herinneringen, betalingsbevestigingen — draagt jouw naam en jouw logo, en antwoorden komen bij jou terecht, niet bij ons. Jouw klant heeft nog nooit van Voltane gehoord en ziet ons dus ook niet als afzender.

Het adres waarvandaan verstuurd wordt is van ons. Dat is geen keuze van ons: mail die zegt van jouw domein te komen maar vanaf het onze verstuurd wordt, belandt in de spammap.

Productfoto's in de eenvoudige modus

De foto's van een product staan op de productpagina, in zowel de eenvoudige als de uitgebreide modus. Toevoegen, verschuiven of verwijderen kan in allebei — je hoeft nooit van modus te wisselen voor een foto.

Een foto tijdens het aanmaken

De productwizard heeft nu een fotostap, vlak voor het overzicht. Die is optioneel — genoeg producten zijn uren of eenmalige kosten waar niets van te fotograferen valt — maar heb je de foto bij de hand, dan is dit het moment.

Opties tijdens het aanmaken

Voeg je in de geavanceerde wizard een optie toe, zoals maat of kleur, dan maken we de varianten voor je aan. Elke variant krijgt meteen de prijs, inkoopprijs, btw en voorraadinstellingen uit de eerdere stappen mee, ook of je doorverkoopt als iets op is. Wat maar bij één variant hoort, nemen we niet over: de SKU, de barcode en hoeveel je er hebt. Nieuwe varianten beginnen op nul, dus tel ze elk even in.

Heeft je product eenmaal opties, dan laten de stappen voor prijs, inkoopprijs en voorraad zien wat er is overgenomen, maar wijzigen ze niets meer. Prijs of voorraad van een variant pas je aan bij Varianten. In het overzicht aan het eind zie je alle opties en varianten, zodat je alles kunt nalopen voordat je het product aanmaakt.

De status van een product aanpassen als het in een shop staat

Staat een product in een of meer shops, dan vragen we bij het wijzigen van de status wat er daar moet gebeuren — met erbij wat het precies raakt: "dit past 2 shops aan".

Elke shop houdt zijn eigen status bij, dus je kunt iets in de ene shop uit de verkoop halen en in de andere gewoon blijven verkopen. Heb je de status van een shop zelf ingesteld, dan noemen we die shop bij naam en laten we die status met rust, tenzij je kiest voor Overal doorvoeren.

Meer dan één productfoto

Producten mogen zoveel foto's hebben als je wilt, in de volgorde die jij sleept. Dat kon altijd al — de editor liet je alleen één plekje zien, en dat hebben we er nu uit gehaald.

Is het product aan een shop gekoppeld, dan gaan je foto's mee en blijven ze gelijk: voeg je er hier een toe, dan verschijnt die daar, en haal je er een weg, dan halen we de kopie die wij stuurden ook weg. Foto's die al in je shop stonden laten we met rust — we beheren alleen wat we er zelf in hebben gezet.

Foto's er direct in slepen

Sleep een foto vanaf je computer naar de foto's van een product, en die wordt geüpload en toegevoegd — zonder eerst het keuzevenster te openen. Sleep je er meerdere tegelijk in, dan komen ze er allemaal bij. Het werkt overal waar je een afbeelding toevoegt: op de productpagina, in de fotostap van de wizard, bij een variant, voor je logo en voor profielfoto's. Waar maar één afbeelding past — een variant, een logo, een profielfoto — vervangt wat je erin sleept wat er stond.

Bestanden die geen afbeelding zijn slaan we over, en dat laten we je weten; de foto's die je er tegelijk mee sleepte komen er gewoon bij.

Twee producten samenvoegen

Twee regels voor hetzelfde artikel komt voor: jij typte er een in, en hetzelfde ding kwam uit je shop onder zijn volledige naam. Open het product dat weg mag en druk op Samenvoegen met ander product.

Zoek het product dat je wilt houden — op naam of SKU; het product waar je op staat zit er niet tussen — en druk op Laat zien wat er verhuist. Je krijgt een lijst voordat er iets verandert:

welke variant bij welke terechtkomt, met naam
hoeveel factuur- en offerteregels, inkooporderregels, voorraadmutaties, reserveringen, foto's, labels en shopvermeldingen meeverhuizen

Loop die na en druk dan op Samenvoegen. Pas dan gebeurt er iets.

Houd het product dat aan je shop gekoppeld is. Voeg het zelfgetypte product samen met het shopproduct, niet omgekeerd — dan houdt het overblijvende product zijn shopkoppeling en blijft het synchroon. Heeft het product dat je houdt geen shopkoppeling en het andere wel, dan draagt Voltane die koppeling over in plaats van die kwijt te raken.

Dit kun je niet terugdraaien. Het samengevoegde product verdwijnt en zijn hele historie wordt omgezet naar het overblijvende product. Er gaat niets verloren — elke factuur, inkoop en voorraadmutatie is er nog, nu onder het product dat je hield — maar er is geen knop om ze weer te splitsen. Daarom is het voorbeeld niet optioneel: de knop Samenvoegen verschijnt pas als je ernaar hebt gekeken.

Een paar dingen om te weten:

Heeft het product dat je houdt al varianten, dan dragen de varianten van het andere product hun historie over en zijn ze daarna niet meer te verkopen. Hun verkoophistorie blijft volledig bij de variant die de historie overnam.
Controleer bij welke variant elk terechtkomt. Voltane matcht op het shop-ID, daarna op SKU, daarna op naam. Matcht niets daarvan, dan pakt Voltane de eerste variant en zet er geen match — controleer dit bij — kies dan zelf de juiste uit de lijst voordat je doorgaat. Bij een product met veel varianten is die eerste gok willekeurig, en de verkoophistorie gaat naar de variant die jij kiest.
Heeft het product dat je houdt helemaal geen varianten, dan verhuizen de varianten van het andere product mee zoals ze zijn, met prijs en voorraad.
Opties van het verdwijnende product vervallen, zodat je niet twee lijsten met dezelfde keuze overhoudt.

Een samengevoegd product terugzetten

Dat kan niet. De facturen, inkopen en voorraadhistorie van het samengevoegde product horen nu bij het product dat je hield, dus terugzetten geeft je alleen een leeg dubbel product. Voltane weigert dat en vertelt je welk product de historie heeft.

Een product op de gewone manier verwijderen kun je nog steeds terugdraaien — dit geldt alleen voor samenvoegen.

Toegang voor je boekhouder en invoer-btw

Nodig je boekhouder uit met de rol Boekhouder voor financiële controle en exports. Je boekhouder kan bronstukken openen, maar geen facturen wijzigen of uitgeven en geen btw-perioden als ingediend markeren. Welke onderdelen beschikbaar zijn, hangt af van de functies die je team heeft.

Heeft je bedrijf een vergunning artikel 23, vul dan na controle de ingangsdatum in bij de factuurinstellingen. Laat het veld anders leeg. Voor goederen van buiten de EU loopt invoer-btw pas vanaf die datum via de aangifte; diensten volgen aparte regels. Voor de werkelijke invoer-btw en aftrek blijft bewijs van de Douane of expediteur nodig.

De Nederlandse KOR stelt afstandsverkopen die in het buitenland belast zijn niet vrij. Heeft je team toegang tot btw-aangiften, leg dan een officieel goedgekeurde EU-KOR-vrijstelling apart vast voor elk land. Ga naar Instellingen → Factuurinstellingen → Je financiële instellingen, beantwoord de vraag over verkopen aan consumenten in andere EU-landen met ja en kies onder de OSS-instellingen EU-KOR-registratie toevoegen. Daar zie je ook je bestaande registraties; een beëindigde registratie is als zodanig gemarkeerd. Vul het EX-nummer, de datums, de nationale omzetgrens en het goedkeuringsbewijs in. Neem uit de goedkeuring over hoeveel voorgaande jaren meetellen, welke grens per jaar geldt, wanneer de vrijstelling eindigt en welke prestaties zijn uitgesloten, en bevestig dat je dit hebt gecontroleerd. De registratie wordt meteen opgeslagen; je hoeft de factuurinstellingen niet op te slaan. Bevestig deze nationale regels voordat je een EU-KOR-periode als ingediend markeert. Geef bijzondere prestaties op de factuurregels aan, zodat de omzet volgens de juiste regel wordt berekend. Voor bedragen in een andere valuta toont het overzicht de eerste gepubliceerde ECB-koers van het jaar, de datum en de bron, naast bedragen die controle vragen. Een latere creditfactuur herstelt niet automatisch een vrijstelling die na een drempeloverschrijding eindigde.

Een inkoopfactuur toevoegen

Klik bij Uitgaven op Inkoopfactuur toevoegen en kies de pdf van je leverancier. Voltane leest hem en opent de factuur meteen, met het document ernaast: nummer, datums, bedragen en regels zijn al ingevuld met wat er gelezen is. Je controleert en maakt hem af in hetzelfde scherm waarin je hem later bewerkt. Kies je meerdere bestanden tegelijk? Dan wachten ze onder Nieuw, waar je ze een voor een opent met Inkoopfactuur maken.

Per ongeluk geopend? Verwijder de factuur via het menu. Het document komt dan terug onder Nieuw. Is een inkoopfactuur goedgekeurd, geëxporteerd of valt hij in een btw-periode die je al hebt ingediend? Dan blijft hij staan, want hij hoort dan bij je administratie. Pas hem aan of vraag de leverancier om een creditnota.

Een leverancier die je nog niet hebt. Noemt het document een partij die niet in je administratie staat, dan kies je bij de leverancier: een bestaande leverancier, of de partij uit het document toevoegen. Open die optie om te controleren wat er gelezen is – naam, btw-nummer, IBAN en adres – voordat je de leverancier toevoegt. In elk veld kun je typen of tekst uit het document kiezen: wat Voltane herkende staat bovenaan, de rest van het document volgt. Let op het btw-nummer: sommige facturen zetten jouw nummer boven dat van de leverancier. Je eigen nummer staat erbij aangegeven.

Een leverancier die Voltane al kent. Bij veel bekende leveranciers staan de naam en het adres al ingevuld als je ze toevoegt. Hun eerste factuur wordt ook gelezen zoals hun facturen meestal in elkaar zitten, dus je hoeft minder te verbeteren. Je controleert alles nog steeds naast het document voordat je de leverancier toevoegt. Het IBAN komt altijd uit het document dat voor je ligt.

Waar de leverancier zit, bepaalt de btw. Weet Voltane niet in welk land een leverancier zit, dan rekent de factuur met binnenland en staat dat erbij. Klik op Vul het adres in om het direct in te vullen, naast het document.

Wanneer de factuur binnenkwam. Naast de factuurdatum staat Ontvangen op: de dag waarop de factuur echt binnenkwam. Dat is niet altijd de datum die erop staat, en de btw trek je pas af als je de factuur hebt. Voltane vult de dag in waarop het document binnenkwam, de dag van uploaden of de datum van de e-mail, en zet eronder waar die datum vandaan komt. Klik op Klopt om de datum te bevestigen, of pas de datum aan. Weet Voltane het niet, dan blijft het veld leeg tot je het invult. Ook na betaling of export kun je de datum nog invullen. Is de factuurdatum niet van het document gelezen, dan staat dat ook onder de datum.

Een andere factuur met hetzelfde nummer. Heb je al een factuur met dit nummer van dezelfde leverancier, dan wordt de nieuwe toch gemaakt, met een melding die naar de andere linkt. Controleer of het niet dezelfde factuur is voordat je betaalt, of pas het nummer aan als het verkeerd gelezen is.

Een buitenlandse leverancier die Nederlandse btw rekent. Sommige leveranciers in het buitenland rekenen 21% Nederlandse btw terwijl dat niet hoort, vaak omdat je account geen btw-nummer heeft. Die btw mag je niet aftrekken. Zet het btw-bedrag op een eigen regel en vink Btw van leverancier, niet aftrekbaar aan: het telt mee in het totaal van de factuur, maar blijft buiten je btw-aangifte. Vul je btw-nummer in bij je account bij die leverancier, dan komen volgende facturen zonder btw.

Niet alle btw aftrekbaar? Onder de categorie stel je bij Aftrekbare btw in hoeveel van de btw op een factuur je mag terugvragen: bijvoorbeeld 50% voor een auto die je ook privé gebruikt, of niets voor relatiegeschenken. Onder de 100% kies je waarom. Een categorie kan een standaard instellen voor alle facturen erin. Je btw-aangifte vraagt dan alleen dat deel terug en laat zien wat er buiten bleef.

Totalen in je eigen valuta. Het totaal onder de facturenlijst en de bedragen in het uitgavenoverzicht staan in je eigen valuta. Een factuur in een andere valuta telt mee tegen de wisselkoers die je erop hebt ingevuld. Staat er geen koers op, dan telt hij niet mee: bij het totaal zie je hoeveel facturen dat zijn, zodat je de koers kunt aanvullen.

Geen nieuwe kosten? Onder Nieuw koppel je een document ook aan een factuur die je al hebt – een bon, betaalbevestiging of tweede exemplaar – of zet je het opzij als het niet over geld gaat.

Uitgaven exporteren en advertentiekosten

Maak bij Uitgaven → Export een sjabloon en kies welke gegevens en bestandsindeling je boekhouder nodig heeft. Met Boekingsregels en auditfile maak je voor de gekozen periode een XAF 4.0-bestand. Je draagt daarmee boekingsregels over uit verkoop- en inkoopdocumenten, betalingen en kosten van betaalproviders. Laat je boekhouder de rekeningtoewijzing, btw op inkopen en onderliggende bewijsstukken controleren voordat die de gegevens boekt. Het bestand heeft geen openingsbalansen en bevat geen volledig bankboek, dus het is geen volledige administratie. Kies Pakket voor je boekhouder om alles in één zip over te dragen: dezelfde auditfile, een btw-afstemming die je aangifte naast de boekingen zet en elk verschil laat zien, en het origineel van elke verkoop en inkoop in de periode.

Kies bij het importeren van advertentiekosten eerst de valuta van de oorspronkelijke bedragen en controleer daarna het voorbeeld. Ontbreekt de oorspronkelijke valuta in de geïmporteerde gegevens, raadpleeg dan het oorspronkelijke overzicht of haal de gegevens opnieuw op. Alleen een omgerekend totaal vertelt je niet in welke valuta de kosten waren.

Je kunt advertentiekosten importeren vanuit een bronbestand in de basisvaluta van je administratie. Gebruikt het bestand een andere valuta, vraag dan eerst een export in de basisvaluta op. Voltane schat geen omrekenkoers voor deze kostenrapporten.