Automatiseringen

Automatiseringen zijn simpele "als dit gebeurt, doe dat"-regels die op de achtergrond draaien. Elk team begint met een verstandige set die al aanstaat — je kunt ze bekijken, bewerken, uitzetten of uitbreiden onder Automatiseringen in de zijbalk, zowel als klassieke dropdowns als in een sleep-en-plaats-bouwer.

Wat er standaard al draait

Geld

Factuurherinneringen in elke fase: bijna verlopen, vandaag verlopen, 1 / 7 / 14 / 30 dagen te laat → het team wordt gemeld en de (goed te keuren) herinneringsmail wordt klaargezet.

Verkopen

Een websiteformulier-inzending → het team wordt gemeld, met alles wat het formulier meestuurde.
Onbeantwoorde offertes → de opvolgcadans van 7/14/30 dagen.

Huishouding

Een integratiekoppeling die is verlopen → melding om opnieuw te koppelen.
Shopify-bestellingen en Mollie-betalingsupdates → meldingen, waar relevant facturen. Maakt een bestelling of abonnement een factuur aan, dan zit de pdf bij de melding, met een knop Factuur openen.
Een terugbetaling in Shopify → melding. De terugbetaling wordt sowieso een creditfactuur in je administratie; dit is wat je laat weten dát het gebeurd is.
Je shop rekent het verkeerde btw-tarief → melding. Je shop bepaalt het tarief bij het afrekenen, maar alleen Voltane ziet je hele omzet, en dat is wat bepaalt of een verkoop naar een ander EU-land dáár of hier belast wordt. Als die twee het oneens zijn — je shop rekent bijvoorbeeld nog 21% op een Duitse bestelling nadat je je voor de One Stop Shop hebt aangemeld — hoor je dat bij de eerste bestelling, niet aan het eind van het kwartaal. Zijn de prijzen in je shop inclusief btw, dan staat op de factuur het tarief dat je echt verschuldigd bent: je klant heeft precies betaald wat er gerekend is, alleen de verdeling tussen prijs en btw verschuift. Zijn je prijzen exclusief btw, dan blijft de factuur zoals er gerekend is. Hoe dan ook: wat aangepast moet worden is de btw-instelling in je shop.

Regels bewerken

Elke automatisering is een trigger + optionele voorwaarde + één of meer acties, met een schema waar dat zinvol is. Hernoem, deactiveer of verwijder alles; de "nu uitvoeren"-knop voert een regel meteen uit als je niet op het schema wilt wachten. Alles wat een automatisering doet wordt gelogd, zodat je altijd kunt zien wat er draaide, wanneer, en voor welke klant of document.

Een regel de klant laten schrijven

De meeste regels laten iets aan je team weten. Een paar kunnen het aan de klant laten weten — dat is de actie Stuur een melding naar de klant, en wat er aankomt hangt af van wat er gebeurd is:

een Shopify-bestelling werd een factuur → de factuur;
een terugbetaling werd een creditfactuur → de creditfactuur;
een Mollie-betaling kwam binnen → een betalingsbevestiging;
iemand vulde een formulier op je website in → een bevestiging met het bericht dat binnenkwam, zodat de afzender weet dat het is aangekomen.

Deze actie staat overal uit tot je die aanzet. Er gaat niets naar een klant omdat wij dachten dat je dat wel zou willen — vink de actie aan bij de regel die het moet doen, en de mail gaat in de taal van de klant de deur uit, met antwoorden die bij jou terugkomen.

Zien wat een regel zou doen, voordat die het doet

Open een automatisering en je ziet wat dit gedaan zou hebben over de laatste 90 dagen, boven het overzicht van wat die daadwerkelijk deed.

Het is een voorbeeld — er wordt niets verstuurd, aangemaakt of gewijzigd. Je ziet hoe vaak de regel zou zijn afgegaan, en maximaal vijf echte voorbeelden met naam, datum en bedrag, zodat je er zelf een paar kunt controleren in plaats van ons op ons woord te geloven.

Van sommige regels kunnen we geen voorbeeld maken. Regels die op een gebeurtenis afgaan — een formulier dat binnenkomt, een betaling die aankomt — hebben een registratie van die gebeurtenissen nodig, en die houden we niet van alles bij. Kunnen we het niet uitrekenen, dan zeggen we dat, in plaats van een nul te laten zien die leest als "deze regel doet niets".

Als een regel stopt met draaien

Een automatisering die stilletjes stopt is vervelender dan eentje die nooit aan heeft gestaan: alles ziet er goed uit, totdat een klant vraagt waarom er nooit iets is gekomen.

Bovenaan de lijst met automatiseringen zie je elke regel die zijn werk niet meer doet: een die vroeger draaide en al een tijd niet meer, of een die aanstaat maar nog nooit heeft gedraaid.

We meten de vertraging aan het eigen schema van de regel, dus een dagelijkse regel die een paar dagen heeft overgeslagen valt op en een maandelijkse niet. En we wachten twee gemiste beurten af voordat we iets zeggen — één overgeslagen keer is meestal niets, en een waarschuwing die je elke ochtend ziet is een waarschuwing die je niet meer leest.

Slaat een ingeplande regel twee keer zijn eigen ritme over, dan krijg je ook een melding met de naam erbij. Je hoort het één keer per storing — een regel die al twee weken stilstaat gaat je niet elke ochtend herinneren — en opnieuw zodra er een andere regel uitvalt.

Regels die je zelf hebt uitgezet staan apart, en die melden we nooit. Dat is jouw keuze, geen storing — maar het is goed om te zien, want "we hadden die even uitgezet" is de meest voorkomende reden dat een bedrijf ongemerkt stopt met automatiseren.

Beginnen met een sjabloon

Heb je nog niet veel ingesteld, dan biedt de automatiseringenpagina een paar kant-en-klare sets die bij verschillende soorten bedrijven passen — offertes opvolgen waar niemand op reageerde, je koppelingen in de gaten houden.

De knop zegt hoeveel regels er aangezet worden, en dat is precies het aantal dat verschijnt. Regels die niet in je pakket zitten tellen niet mee.

Een sjabloon toepassen voegt alleen toe. Wat je zelf al hebt ingesteld blijft zoals het is — ook regels die je bewust hebt uitgezet. Die zetten we niet achter je rug om weer aan.

Zodra je alles hebt afgedekt verdwijnen de sjablonen, want dan valt er niets meer aan te zetten.