Integraties

Integraties in de zijbalk is de winkel: blader op categorie (Betalingen, E-commerce, Reviews, …), open er één, vul de gegevens in en je bent gekoppeld. Je kunt dezelfde integratie meerdere keren koppelen met verschillende gegevens.

Controleren of een koppeling nog werkt

Open een koppeling en klik op Verbinding testen. Voltane vraagt het ter plekke na bij de andere partij en laat zien wat er terugkomt — de winkel die is bereikt, of de betaalmethodes die live staan. Er wordt niets geïmporteerd en er verandert niets aan hun kant.

Doe dit zodra het ergens stil blijft. Een koppeling meldt zelden dat die gestopt is: een sleutel wordt ingetrokken, een betaalsleutel blijkt een testsleutel. In beide gevallen wordt het gewoon stil, en dat lijkt precies op een rustige week. De controle haalt die twee in één seconde uit elkaar, en onthoudt het: je ziet wanneer de koppeling voor het laatst werkte en waarom die voor het laatst misging.

Elke integratie wordt op zijn eigen manier gecontroleerd:

• Shopify — noemt je winkel en somt op welke rechten je toegangstoken heeft, zodat een ontbrekend recht (bestellingen, producten) opvalt voordat het je een import kost.
• Mollie — laat het profiel zien, of het een live- of testsleutel is, en welke betaalmethodes je klanten echt kunnen gebruiken.
• Google Reviews — volgt de reviewlink uit je facturen en bevestigt dat die op je eigen reviewpagina uitkomt.
• Websiteformulieren — bevestigt dat inzendingen op dit moment worden geaccepteerd, en laat zien hoeveel er binnen zijn en wanneer de laatste kwam.

Betalingen — Mollie

Koppel Mollie en je facturen krijgen een nu betalen-link in het portaal. Betalingen worden automatisch aan facturen gekoppeld en het team wordt gemeld zodra er geld binnenkomt.

De link wordt gemaakt als je een factuur verstuurt, voor het bedrag dat nog openstaat. Verandert dat bedrag — je klant betaalt bijvoorbeeld een deel per bankoverschrijving — dan sluiten we de oude link en staat er in de volgende mail of herinnering een nieuwe voor de rest. Zo betaalt niemand het verkeerde bedrag. Offertes, creditnota's en concepten krijgen nooit een link.

Wat Mollie per betaling inhoudt, zie je ook op de factuur, onder Kosten van deze betaling, zodra Mollie het aan je heeft uitbetaald.

E-commerce — Shopify

Bestellingen in je Shopify-winkel worden facturen in Voltane, gemarkeerd met hun herkomst zodat je dashboard precies laat zien hoeveel omzet de winkel oplevert. In de omschrijving van de factuurregel blijven het product, de variant en de gegevens die je klant voor dat artikel invulde bij elkaar staan — bijvoorbeeld een maat, gravure of lengte.

Houd de btw-instellingen van je winkel gelijk aan je registratie. Het tarief wordt bij het afrekenen in je winkel bepaald, en dat bepaalt wat je klant betaalt. Maar of een verkoop naar een ander EU-land dáár of hier belast wordt, hangt af van je totale omzet over alles wat je verkoopt, en die ziet je winkel niet en wij wel. Zijn die twee het ooit oneens en zijn de prijzen in je shop inclusief btw, dan staat op de factuur het tarief dat je echt verschuldigd bent: je klant betaalt precies wat er gerekend is, alleen de verdeling tussen prijs en btw verschuift. Zijn je prijzen exclusief btw, of is er geen duidelijk vergelijkbaar tarief, dan blijft de factuur zoals er gerekend is. Hoe dan ook laten we het je weten bij de eerste bestelling waarop het gebeurt, en op de pagina Integraties blijft de teller staan.

Een product zonder btw is een gebruikt goed. Rekent een product in je winkel geen btw, dan behandelen we het als verkocht onder de margeregeling: op de factuur staat een streepje in plaats van een btw-tarief, met de vermelding dat het om gebruikte goederen gaat. Bestaat een hele bestelling uit gebruikte goederen, dan hoort de verzending die je rekent ook bij die verkoop. Een terugbetaling van een gebruikt goed wordt op dezelfde manier gecrediteerd.

Behalve als het statiegeld of een cadeaubon is. Cadeaubonnen uit je winkel herkennen we vanzelf, en die zijn niet belast als je ze verkoopt: de btw komt pas als ze worden besteed. Geef een statiegeldproduct in Shopify de tag statiegeld of deposit. Vanaf de allereerste bestelling boeken we het dan als statiegeld — niet belast, en de terugbetaling ook niet. Haal je de tag weg, dan blijft het statiegeld: pas ook de btw-behandeling van het product in Voltane aan. Rekent je winkel toch btw over statiegeld, dan laten we het je weten, net als bij een tarief dat niet klopt.

Verzendkosten komen binnen zoals je winkel ze verdeelde. Heeft een bestelling goederen met verschillende btw-tarieven, dan verdeelt Shopify de verzendkosten over die tarieven, en krijgt de factuur één verzendregel per tarief, samen precies wat je klant betaalde.

Een terugbetaling wordt een creditnota bij die bestelling. Betaal je een bestelling in Shopify terug, dan maken we dezelfde creditnota die je met Crediteren op de factuur zou maken: de teruggegeven artikelen tegen de prijs en het btw-tarief waarvoor je ze verkocht, de terugbetaalde verzendkosten en de klantgegevens van de bestelling. De factuur staat daarna op Gedeeltelijk gecrediteerd, of op Geannuleerd zodra alles terug is. Hield je een deel van het geld in, bijvoorbeeld voor schade, dan wordt het artikel gecrediteerd voor wat je echt terugbetaalde, en de regel zegt waarom. Een terugbetaling zonder artikelen, zoals een gebaar van goede wil, verdelen we over de btw-tarieven van de bestelling. Betaalde je klant in een andere valuta? Dan gebruikt de creditnota de wisselkoers van de bestelling, en boeken we het verschil met de koers op de dag van terugbetaling als correctie, zodat de creditnota gewoon op Terugbetaald staat. Je voorraad volgt Shopify: of een teruggegeven artikel terug op de plank gaat, bepaal je in je winkel.

Controleer uit welk land een EU-bestelling is verzonden. Voltane leest afgeronde Shopify-zendingen om vast te leggen uit welk land elk pakket vertrok. Staat verzending nog open, is de bestelling deels verzonden of vertrekken pakketten uit meerdere landen, dan kan fiscale controle nodig zijn voordat het vertrekland vaststaat. Ook een ontbrekende of tegenstrijdige herkomst verschijnt als aandachtspunt. Komt na uitgifte van de factuur meer verzendbewijs binnen, dan houdt de factuur de btw-behandeling die bij uitgifte gold. Controleer het aandachtspunt voordat je een correctie maakt.

Ontbreekt bij een geïmporteerde bestelling de oorspronkelijke valuta, kies dan Integratie opnieuw synchroniseren op de factuur om de bestelgegevens opnieuw uit Shopify te halen. Controleer het oorspronkelijke bedrag en de valuta voordat je die gebruikt voor een btw-overzicht. Uit een omgerekend totaal kun je de valuta van de bestelling niet afleiden.

Zie wat je betaalprovider inhoudt. Shopify Payments betaalt je bestellingen gebundeld uit, met de kosten er al af. Elke nacht lezen we de uitbetalingen die op je rekening zijn binnengekomen, en op de factuur van elke bestelling zie je onder Kosten van deze betaling wat de provider heeft ingehouden. Dat staat naast de factuur, niet erin: je klant heeft het volledige bedrag betaald.

Je Shopify-mails naar de factuur laten linken

Shopify stuurt je klant zelf ook mails, zoals de orderbevestiging en de verzendbevestiging. Zet deze link erin en die opent de factuur van die bestelling in het portaal van je klant — zonder account of wachtwoord:

https://voltane.nl/billing?s={{ order.id }}&e={{ order.email }}

Ga in Shopify naar Instellingen → Meldingen, open een sjabloon zoals Orderbevestiging en zet de link waar je die wilt hebben: als knop "Bekijk je factuur" of als regel onderaan de mail. Shopify vult per klant de bestelling en het e-mailadres in.

• Het e-mailadres moet kloppen. De link opent de factuur alleen als het adres op de bestelling hetzelfde is als op het klantprofiel in Voltane. Is dat niet zo, dan vragen we je klant om hun e-mailadres en sturen we daar een link naar hun portaal.
• De bestelling moet al in Voltane staan. Meestal is dat binnen een paar tellen na het bestellen zo. Klikt je klant eerder, dan vragen we ook om hun e-mailadres; zodra de bestelling binnen is, opent de link de factuur.

Google Reviews

Koppel je Google Bedrijfsprofiel om je reviews te tonen en bij te houden.

Websiteformulieren

Websiteformulieren is hoe je eigen site met Voltane praat. Verwijs je contact- of aanmeldformulier naar het formulier-endpoint en elke inzending wordt (of werkt bij tot) een klant en meldt het team, met alles wat het formulier meestuurde — zonder handmatig overtypen.

Je koppelt het net als elke andere integratie: maak een koppeling, geef die een naam die je herkent ("Contactformulier", "Offerteaanvraag") en sla op. De koppeling krijgt een eigen id, en dat id stuurt je formulier mee in een veld dat credential heet. Klik daarna op Verbinding testen om te bevestigen dat inzendingen worden geaccepteerd en te zien hoeveel er binnen zijn gekomen.

Maak er één per formulier. Een contactformulier en een offerteformulier krijgen elk hun eigen koppeling, zodat je bij elke inzending ziet waar die vandaan komt. En verwijder er geen zolang een formulier er nog naar verwijst — die inzendingen worden dan geweigerd.

De REST API

Dat staat hier los van. De REST API werkt met persoonlijke toegangstokens, die je aanmaakt bij je eigen accountinstellingen — maak je er daar één aan, dan ontstaat er geen websiteformulier-koppeling, en andersom net zo. Een token dat 12 maanden niet is gebruikt, verwijderen we automatisch. Ontwikkelaars vinden de volledige referentie op /docs/api.

Shopify koppelen: welke rechten je moet geven

Je koppelt Shopify met een toegangstoken dat je in je eigen shop maakt: Instellingen → Apps en verkoopkanalen → Apps ontwikkelen → App maken, daarna vink je de Admin API-rechten hieronder aan en installeer je de app.

Voltane leest alleen uit je shop. We vragen geen enkel schrijfrecht, dus er kan niets aan je producten, bestellingen of voorraad in Shopify veranderen.

Nodig — zonder deze blijven onderdelen van Voltane leeg:

Handig om erbij te doen:

Diezelfde lijst staat op het koppelscherm terwijl je het token plakt, dus je hoeft hier niet voor terug te komen.

Vergeet je er een, dan slaagt de koppeling gewoon — Shopify geeft zonder morren een werkend token met minder rechten. Voltane kijkt na wat je écht hebt gegeven en noemt wat er ontbreekt, want het alternatief is een sync die stilletjes niets binnenhaalt en eruitziet als een kapot product. Voeg het recht in Shopify toe, maak een nieuw token en plak dat hier.

Zelf webhooks gemaakt in Shopify? Webhooks die je zelf aanmaakt onder Instellingen → Meldingen → Webhooks worden ondertekend met de sleutel die daar staat, niet met het geheim van je app. Plak die in het optionele veld Webhook signing secret van de koppeling, zodat we kunnen zien dat die berichten echt van je shop komen. Laat het anders leeg.

Een hele catalogus in één keer importeren

Wil je de catalogus van je shop overhalen — bij een eerste koppeling kunnen dat honderden producten zijn — open dan de koppeling bij Koppelingen → je Shopify-koppeling en druk op Import starten.

Je kiest twee dingen:

• Welke — alleen actieve producten, alleen concepten, alleen gearchiveerde, of alles. Er wordt bij de shop gefilterd, dus alleen wat je vraagt wordt opgehaald.
• Hoeveel — laat op 0 staan om alles op te halen, of vul een aantal in om een grote catalogus in stukken te doen. Vul Beginnen na in en de volgende keer gaat de import precies verder waar de vorige stopte: eerst 0 en 200, daarna 200 en 200.

De import draait op de achtergrond. Een volledige catalogus kan een paar minuten duren. Je kunt het scherm sluiten en later terugkomen — het resultaat zie je op diezelfde pagina onder Recente imports, met hoeveel er zijn toegevoegd, hoeveel er zijn gekoppeld aan iets dat je al had, en hoeveel er ongemoeid zijn gelaten. Zolang de import nog bezig is, ververst die lijst zichzelf.

Wat de import wel en niet doet

• Producten die je al hebt worden nooit dubbel toegevoegd. Kennen we het shop-ID van een product al, dan wordt het herkend en bijgewerkt in plaats van gekopieerd.
• Producten die op SKU matchen worden gekoppeld, niet gedupliceerd.
• Producten die alleen op naam matchen laten we aan jou. Ze staan in het resultaat, zodat je ze zelf kunt samenvoegen — zie Twee producten met de hand samenvoegen hieronder.
• Nieuwe producten komen eerst als naam binnen en vullen zich daarna. Opties, varianten, prijzen, foto's en voorraadinstellingen worden er direct daarna uit de shop bij gehaald, product voor product. Een product kan dus even zonder varianten in de lijst staan — geef het een minuutje.

Twee producten met de hand samenvoegen

Soms zijn het product uit de shop en een product dat je zelf hebt getypt hetzelfde artikel onder verschillende namen — de shop noemt het Riwax Inside Clean – Interieur- & Cabriokap Reiniger met Citrusgeur, jij noemde het Riwax Inside Clean. Dat kan de import niet weten, en gaat het dus ook niet gokken.

Je kunt ze zelf samenvoegen: open het product dat weg mag en gebruik Samenvoegen met ander product. Zie Twee producten samenvoegen in het hoofdstuk Producten.