Aan de slag

Voltane zorgt dat je facturen kloppen — juist als je door heel Europa verkoopt. Het maakt van bestellingen uit je webshop facturen met het juiste land, tarief en btw-regime, houdt je klanten, offertes, facturen en betalingen op één plek, en automatiseert het repetitieve werk: offertes opvolgen, late betalers herinneren, formulieren van je website omzetten in klanten.

Je eerste stappen

Maak je account en team aan. Alles in Voltane hoort bij een team, zodat collega's in dezelfde omgeving kunnen werken met hun eigen inlog. De taal die je bij het aanmelden kiest wordt meteen ook de taal van je team, en het adres dat je opgeeft nemen we over in je bedrijfsgegevens — je typt het dus maar één keer.
Vul je bedrijfsgegevens in. Je naam, adres, btw-nummer en bankgegevens staan op elke factuur die je verstuurt, dus stel ze één keer in bij je teaminstellingen.
Voeg een klant toe en verstuur je eerste factuur of offerte. Dat is het eigenlijk al — de rest van deze gids legt uit wat er daaromheen gebeurt.

Je financiële instellingen

Beantwoord tijdens het instellen de vragen over wat je verkoopt, verkopen aan EU-consumenten en invoer. Voltane toont de bijbehorende instellingen en houdt bestaande registraties en vergunningsdatums zichtbaar. Weet je een antwoord nog niet, dan kun je dat openlaten.

Je kunt je antwoorden later controleren via Instellingen → Factuurinstellingen → Je financiële instellingen. De herinnering blokkeert je werk niet. Vink Ik heb mijn financiële instellingen gecontroleerd aan en sla op zodra je klaar bent. Heeft je team btw-aangiften, dan zie je in hetzelfde onderdeel ook je goedgekeurde EU-KOR-registraties, bij verkopen aan consumenten in andere EU-landen. Velden op facturen volgen ook de werkelijke prestatie en vastgelegde uitzonderingen.

Terwijl we je account bekijken

Voltane is in bèta en we bekijken elk nieuw account voordat het opengaat. Na het aanmelden kun je alles al klaarzetten — je profiel, je bedrijfsgegevens, collega's uitnodigen — en je krijgt een e-mail zodra je account is goedgekeurd. Tot die tijd wacht de rest van de app: elke andere pagina laat zien waar je staat en wat je al kunt doen.

Zolang je wacht, kun je maximaal drie uitnodigingen tegelijk open hebben staan. Een bedrijf dat je later toevoegt, bekijken we op dezelfde manier; collega's die je uitnodigt in een goedgekeurd bedrijf kunnen meteen aan de slag.

In de eerste twee weken na goedkeuring kun je vanuit Voltane maximaal 20 e-mails per dag naar je klanten sturen — facturen, offertes en herinneringen samen. Automatische e-mails, zoals de herinneringen die Voltane voor je verstuurt, gaan altijd gewoon de deur uit. Bereik je de limiet, dan zegt de verzendknop wanneer je weer kunt versturen. Heb je eerder meer nodig? Neem contact op met support.

Zeg je ooit je abonnement op, dan gaat Voltane dicht voor je team: je gegevens blijven bewaard, maar de app, je automatiseringen en de koppeling met je webshop stoppen. Op de pagina waar je dan terechtkomt, kun je vragen om verder te gaan, en zodra we dat hebben goedgekeurd, gaat je account weer open. Je administratie blijft in de tussentijd bereikbaar: je kunt je facturen, inkopen en btw-aangiften nog bekijken en exporteren voor je boekhouder, je kunt ze alleen niet meer wijzigen.

Wat er al draait als je binnenkomt

Je eerste dashboard is geen lege pagina die op instructies wacht. Het laat zien wat er al voor je klaarstaat: de automatiseringen die aanstaan, de herinneringsladder die onbetaalde facturen achterna gaat, je factuurnummering, je betaaltermijn, en je logo als je dat bij het aanmelden hebt toegevoegd.

Alleen heeft het nog niets om mee te werken. Dat begint bij je eerste klant, en daar staat de knop voor op diezelfde kaart. Zodra je een klant hebt toegevoegd, een document hebt gemaakt of een product hebt aangelegd, maakt de kaart plaats voor waar die je naartoe wilde hebben: wat er vandaag op je ligt te wachten.

Een formulier opslaan

Kies Opslaan of Maken wanneer je klaar bent. Moet je nog iets aanvullen of aanpassen, dan toont het formulier een foutmelding. Tijdens het opslaan is de knop even niet beschikbaar. Heb je niets gewijzigd aan een product of automatisering, dan verschijnt Geen wijzigingen om op te slaan.

Bij het instellen van je team en profiel laat Doorgaan na een klik ook zien welke verplichte gegevens nog ontbreken.

Elke lijst werkt hetzelfde

Klanten, facturen, betalingen, producten, contacten, adressen — het is overal dezelfde tabel, dus wat je op één lijst leert, weet je meteen op alle andere.

Kolommen & filters boven de tabel zet elk veld aan of uit en filtert de lijst erop. Je keuze wordt onthouden. Je ziet er alleen velden van de delen van Voltane die je team gebruikt, dus niets van een functie die je niet hebt.
Klik op een kop om te sorteren, nog een keer om om te draaien. Koppen waarop niet gesorteerd kan worden zijn geen link, zodat je nooit klikt en je afvraagt of er iets gebeurd is. Op de klantenlijst kun je ook op adres, postcode, stad en land sorteren — die staan op het adres van de klant en niet op de klant zelf, maar je ordent de lijst er gewoon op.
Brede lijsten schuiven opzij in plaats van alles op één scherm te persen. De kolom Acties blijft rechts staan terwijl de rest meeschuift, dus Bekijken en Bewerken staan altijd waar je ze achterliet.

Bestanden uploaden

Logo's, productfoto's en documenten mogen elk maximaal 10 MB zijn, als pdf of als afbeelding (JPG, PNG, GIF, WEBP of SVG). Wat een bestand echt is telt, niet de naam — een ander type komt er dus niet door door het te hernoemen.

Hoe de onderdelen samenhangen

Een klant is een persoon of bedrijf waarmee je zaken doet.
Een offerte is een prijsopgave die de klant online kan goedkeuren; bij goedkeuring kan die automatisch een factuur worden.
Het klantportaal is waar je klanten je documenten bekijken, goedkeuren en betalen — zonder dat zij een account nodig hebben.
Automatiseringen zijn de robots op de achtergrond: ze herinneren, volgen op, escaleren en ruimen op, zodat jij het niet hoeft te onthouden.

Elk van deze onderdelen heeft zijn eigen hoofdstuk in deze gids.