Offertes, facturen & het klantportaal

Documenten

Voltane kent vier soorten documenten — offertes, proforma's, facturen en creditnota's — en ze delen één werkwijze: kies een klant, voeg regels toe (vrije tekst of uit je productcatalogus), geef uit, verstuur.

Nummering, standaard betaaltermijn, je bankgegevens en je logo stel je één keer in bij je teaminstellingen. Btw regelt Voltane voor je: tarieven per regel, EU-regels per land, en verlegde btw/OSS-logica wordt automatisch bepaald op basis van waar je klant zit.

Handig om te weten:

• Op je facturen staat waar klanten naartoe moeten betalen. Vul je IBAN (en BIC) in bij je teaminstellingen en ze staan bij je bedrijfsgegevens, onder je KvK- en btw-nummer, op elk document dat je verstuurt. Elke onbetaalde factuur krijgt daarnaast een blok met betaalgegevens: rekeninghouder, IBAN, BIC en het factuurnummer als kenmerk. Vraag klanten dat kenmerk mee te sturen — daarmee koppelt een bankoverboeking aan de juiste factuur in plaats van dat je moet gokken op het bedrag. Op creditnota's en offertes staat dat blok niet: daar heb je niets te vorderen.

• Webshopbestellingen houden hun nummer. Een factuur die uit een Shopify-bestelling komt, toont het bestelnummer dat je klant op zijn bevestigingsmail ziet staan. Zo horen de twee documenten bij elkaar.

• Elk document is geschreven voor wat het is. Een factuur heeft een factuurdatum, een vervaldatum en een betaaltermijn. Een offerte heeft een offertedatum en laat zien tot wanneer die geldig is. Een creditnota — waarbij het geld juist terug naar je klant gaat — heeft alleen een datum en vraagt nergens om.

• Een creditnota heeft negatieve bedragen. Dat staat onder Factuurtype, en het wordt rood zodra een regel positief is.

• EU-goederen en diensten hebben verschillende btw-teksten. Goederen aan een ondernemer in een ander EU-land kunnen onder het nultarief vallen met een geldig buitenlands btw-nummer, vervoersbewijs en een juiste ICP-opgaaf. Bij algemene B2B-diensten staat meestal btw verlegd. We controleren nummers via VIES en bewaren het gekozen nummer en bewijs op de uitgegeven factuur. Is VIES niet bereikbaar, dan plannen we een hercontrole. De controle na 30 dagen is ons interne beleid. Een bestaande geldige uitslag kan tijdens een storing blijven gelden; de zijbalk toont de datum en storing.

• Voor diensten telt waar je klant gevestigd is. Bij een algemene B2B-dienst haalt Voltane dat land uit het factuuradres van je klant. Vraagt de factuur erom, leg dan de vaste inrichting vast die bij deze factuur betrokken is. Een Nederlands btw-nummer bepaalt niet op zichzelf de plaats van een algemene B2B-dienst. Buiten de EU geldt je klant als ondernemer als er een belastingnummer bij staat. Kies voor een particulier buiten de EU op elke dienstregel het soort dienst: algemene en ondersteunde immateriële diensten volgen verschillende regels. Niet-ondersteunde diensten en gemengde goederen/diensten in het buitenland vragen om fiscale controle vóór uitgifte. Verzendkosten en cadeaubonnen maken de factuur niet tot een gemengde prestatie.

• Bij inkopen telt ook de vestiging van de leverancier. Koop je een algemene B2B-dienst in, leg dan het vestigingsland van de leverancier vast en eventuele vaste inrichting die bij deze prestatie betrokken is. Controleer welke vestiging de dienst werkelijk levert; alleen het btw-nummer van de leverancier bepaalt dat niet.

• Een regel heeft dezelfde drie velden als een product: type, btw-behandeling en btw-tarief. Kies je een product, dan zijn ze al ingevuld, en je kunt ze per verkoop aanpassen. Kies Margeregeling voor gebruikte goederen: btw alleen over wat je eraan verdient, en geen btw op de factuur. Verkoop je een gebruikt goed aan een bedrijf dat de btw wil terugvragen? Kies dan Standaard. Voor een bedrijf elders in de EU, of een klant buiten de EU, staat in het tariefveld Btw verlegd of Nultarief: dat bepaalt je klant, niet de regel.

• Verzendkosten worden belast zoals de goederen die je verstuurt. Ze krijgen hun btw-tarief, en bij goederen met verschillende tarieven — zeg 21% en 9% — worden ze naar verhouding van hun bedrag over beide verdeeld, één regel per tarief. Op een factuur met alleen gebruikte goederen vallen ze ook onder de margeregeling. Je hoeft zelf niets aan te passen: het beweegt mee als je goederen toevoegt of weghaalt. We gaan ervan uit dat alle goederen op de factuur in die ene zending zitten, en het regelformulier zegt dat ook als je Verzendkosten kiest.

• Statiegeld en cadeaubonnen zijn niet belast. Zet een regel op Statiegeld of Cadeaubon en hij is 0% in het land waar de factuur wordt belast, er staat Niet belast op de factuur, en een creditnota betaalt hem op dezelfde manier terug.

• Gebruikte goederen blijven Nederlands. Goederen die je onder de margeregeling verkoopt, worden hier belast, over je winstmarge, waar je klant ook woont. Een factuur met alleen gebruikte goederen aan een particulier elders in de EU is dus een Nederlandse verkoop, wat je OSS-instelling ook is. Gebruikte goederen tellen ook nooit mee voor de drempel van €10.000 voor afstandsverkopen. Verkoop je gebruikte en nieuwe goederen op één factuur, dan tellen alleen de nieuwe mee.

• Een uitgegeven factuur houdt zijn btw. Zodra je een factuur uitgeeft, blijft de btw zoals je die uitgaf: een betaling boeken of later een instelling wijzigen verandert dat niet meer. Een creditnota krijgt dezelfde btw als de gecorrigeerde factuur.

• Een offerte rekent wat de factuur straks rekent. De btw op een offerte wordt op precies dezelfde manier bepaald als op de factuur die eruit volgt: dezelfde EU-regels, dezelfde drempel van € 10.000 voor afstandsverkopen, dezelfde OSS-instelling en registratiedatum. Het bedrag waar je klant ja tegen zegt, is het bedrag dat op de factuur komt. Offertes tellen zelf niet mee voor die drempel — alleen facturen en creditnota's doen dat, dus een stapel openstaande offertes kan je er niet over duwen.

• Voorraad die je niet hebt houdt een factuur tegen, een offerte niet. Zolang een document een concept is, laat elke regel met te weinig voorraad dat in oranje zien, en blijft de knop Document uitgeven uit met de reden eronder. Offertes en proforma's gaan gewoon door — je mag aanbieden wat je nog gaat inkopen. Wil je toch factureren: vul de voorraad aan, of sta oververkoop toe op de variant. We kijken alleen naar producten die voorraad bijhouden én oververkoop verbieden, dus bij de meeste regels zit dit je nooit in de weg.

  Als je een factuur in de geavanceerde modus maakt, zie je voorraadtekorten zodra je een variant en aantal kiest in het dialoogvenster voor de regel. De melding blijft ook bij de factuurregels en in de laatste controle staan. Kies Voorraad bekijken om de variant te bekijken zonder je factuur te verlaten. Als je varianten mag bewerken, kun je daar de voorraad aanpassen of oververkoop toestaan. Die wijzigingen gelden overal voor het product. Na het opslaan wordt de voorraad opnieuw gecontroleerd en blijft je factuurregel intact. De productlink opent de volledige productpagina in een nieuw tabblad; met het verversicoon controleer je de voorraad zelf opnieuw.

• Een regel wordt pas een product als jij dat zegt. Typ je een omschrijving, dan krijg je een factuurregel en niets meer. Wil je die ook in je catalogus? Vink Voeg dit ook toe als nieuw product aan bij de regel. Zo blijven eenmalige dingen — borg, prijscorrecties, "verschil"-regels — uit je productenlijst.

• Bewijs dat de goederen vertrokken zijn, bij de factuur. Verkoop je naar het buitenland, dan heb je bewijs nodig dat de goederen de grens echt over zijn — zonder dat kan de Belastingdienst de verkoop als binnenlands behandelen en komt de btw alsnog bij jou terecht. Facturen die dat bewijs nodig hebben, zeggen het erbij, en met Zending vastleggen leg je de vervoerder, het track & trace-nummer en de inhoud van de doos vast. Alleen goederen kun je in de doos zetten — diensten en de verzendkosten die je rekende niet. Bij Shopify-bestellingen gebeurt dat automatisch op basis van de fulfilments. Op je dashboard zie je elke buitenlandfactuur waar dit nog voor ontbreekt, zodat je het diezelfde dag regelt in plaats van bij een controle.

  Je kunt een zending vastleggen bij elke factuur of creditnota, concept of uitgegeven, dus niet alleen bij documenten die bewijs nodig hebben — ook bij een binnenlands pakket wil je dat nummer gewoon terug kunnen vinden. Klik op een zending bij de factuur en je ziet het hele verhaal: wat er in dat pakket zat, de track & trace-link, en de updates van de vervoerder zodra ze binnenkomen — opgehaald, onderweg, onderweg voor bezorging, bezorgd, of een bezorgpoging terwijl er niemand thuis was. Het formulier biedt alleen aan wat nog niet verzonden is, dus een tweede pakket kan niet nog eens dezelfde spullen claimen.

  Bij Shopify-bestellingen komt ook de geschiedenis uit de shop op de tijdlijn van het document te staan: wanneer de bestelling is geplaatst, welke betaling binnenkwam, wanneer de bevestigings- en verzendmails eruit gingen, wanneer er is verzonden. Zo staat het hele verhaal van één bestelling op één scherm.

• Simpel of stap voor stap — maak een document met het snelle formulier of via een wizard. Begin je vanaf een klant, dan slaat de wizard de vraag wie de klant is over — die weet de wizard al. Klik ergens op de kaart van je keuze om te beginnen. Met Annuleren in het snelle formulier of de eerste stap van de wizard ga je terug naar de moduskeuze. Je niet-opgeslagen invoer vervalt; de klant en het documenttype waarmee je begon, blijven geselecteerd.

• Pas elke regel aan voordat je het document aanmaakt. Kies in de wizard Regel toevoegen en typ een omschrijving of kies een product. Heeft een product meerdere varianten, kies er dan één. De variantnaam komt in de omschrijving. Met het potlood naast een regel pas je de tekst, het aantal, de prijs of de btw aan. Je kunt regels ook verwijderen of naar een andere plek slepen. Annuleer je het venster, dan blijft de regel zoals die was. Controleer de klant, regels, bedragen en notities voordat je het document aanmaakt.

• Nog geen klant? Maak er een aan zonder de factuur te verlaten. In de wizard kies je bij stap 1 een bestaande klant, óf je maakt er een aan in twee korte stappen: eerst wie het is, dan het adres waar de factuur naartoe gaat. Het land staat al op dat van jezelf, dus bij de meeste klanten vul je alleen straat en plaats in. Het adres mag je overslaan en later toevoegen. Bestaat er al een klant met hetzelfde e-mailadres, bedrijf of btw-nummer, dan zeggen we dat meteen — en met één tik kies je die klant in plaats van er een tweede aan te maken.

• Vervaldatums volgen de klant. Heeft een klant een eigen afgesproken betaaltermijn, dan rekent de vervaldatum daarmee; anders geldt de standaard van je team. Verzet je de factuurdatum, dan schuift de vervaldatum mee.

• De leverdatum komt uit je zendingen. Vul in wanneer een pakket is bezorgd (of laat de updates van de vervoerder via Shopify dat doen), en de dag waarop het eerste aankwam wordt de Leverdatum van de factuur, zolang die een concept is. Die staat op de factuur als hij afwijkt van de factuurdatum, en ligt vast zodra je uitgeeft. Btw is uiterlijk de 15e van de maand na levering verschuldigd, dus een factuur die je later stuurt, zie je terug als aandachtspunt in je btw-aangifte. Een regel aangepast nadat die is verzonden? Dan waarschuwt de factuur dat de zending niet meer klopt, voordat je hem zo uitgeeft.

• Dupliceer elk document; crediteer een factuur door te kiezen welke regels je wilt crediteren.

• Een document heeft één taal, vastgelegd op het moment dat je het uitgeeft. Standaard is dat die van jou — alles wat je uitgeeft leest hetzelfde, en dat is precies wat je administratie en je boekhouder willen. Schrijf je liever in de taal van je klant? Zet dat aan bij je factuurinstellingen; nieuwe documenten volgen dan de klant, zolang wij die taal kunnen weergeven. Zet je een concept op een andere klant, dan krijgt het de taal van die klant. Elke e-mail over een document — het versturen, een herinnering, een betalingsbevestiging — is in de taal van het document, dus de e-mail en de bijgevoegde pdf passen altijd bij elkaar. Verander je later de instelling of de taal van een klant, dan wordt een al verstuurd document nooit herschreven.

• Een leesversie als de talen verschillen. Staat het document in een taal die jij niet leest (of je klant niet), dan biedt het pijltje naast de downloadknop het aan in de taal van de andere partij. Puur om te lezen: wat je verstuurt, wat in het portaal staat en wat bewaard wordt, is altijd het document zelf. Spreken jullie dezelfde taal, dan valt er niets te kiezen en is er ook geen pijltje.

• Controleer een concept voordat je het uitgeeft. Bij een concept geeft Concept downloaden je de pdf zoals hij straks wordt — met "Factuur (concept)" op de plek van het nummer en "Concept" schuin over elke pagina, zodat niemand hem voor de echte aanziet. Hij wordt niet als versie bewaard. Je downloadt wat is opgeslagen, dus sla je wijzigingen eerst op.

• De pdf zegt wat hij is. Bovenaan staat Factuur, Offerte, Proforma of Creditnota, met het nummer erachter, zodat niemand een offerte voor een rekening aanziet. Een creditnota noemt ook de factuur die hij corrigeert, met de datum daarvan.

• Een uitgegeven document houdt zijn gegevens. Je bedrijfsgegevens en die van je klant — namen, adressen, btw-nummers, KvK, rekeningnummer — liggen vast op het moment dat je uitgeeft. Pas je ze later aan, dan gebruiken nieuwe documenten de nieuwe gegevens, en blijft alles wat je al verstuurde precies zeggen wat het zei.

• Ontbreken er bedrijfsgegevens? Elke factuur moet vermelden wie hem verstuurt. Mist je bedrijfsnaam, adres of btw-nummer, dan zie je dat in het rood op het factuurscherm, met een link naar waar je het invult. Uitgeven kan nog steeds — maar vul ze eerst in, anders gaat die factuur zonder de gegevens de deur uit.

• Elk document bewaart zijn pdf, e-mailgeschiedenis en een volledige activiteitentijdlijn.

• Stuur het opnieuw wanneer je wilt. Elk uitgegeven document — factuur, creditnota, offerte of proforma, beantwoord of niet — kun je opnieuw mailen. In het voorbeeld zie je wanneer het voor het laatst is verzonden, zodat je weet of je klant het al zou moeten hebben.

• Zie in één blik waar een document staat. De kaart Voortgang boven het document volgt het van gemaakt naar verstuurd, geopend, vervaldatum en betaald — bij een offerte: geldig tot, geaccepteerd, factuur. Is een factuur over tijd of ging er al een herinnering uit, dan zie je daar de herinneringen: welke al verstuurd zijn en welke je als volgende kunt sturen. Klik op een herinnering die nog kan en hij staat klaar om te versturen.

• Het totaal en wat er betaald is, in één kaart. Betalingsinformatie begint met het totaalbedrag van het document — bij een concept met de knop om de valuta te wijzigen, bij een document in een andere valuta met het bedrag in die valuta en de koers. Daaronder zie je in één balk wat er betaald is (groen) en wat nog openstaat (geel), met het percentage: nog niets betaald, gedeeltelijk betaald of volledig betaald. Bij een offerte of proforma staat het totaal op dezelfde plek.

• Tijden lees je als hoe lang geleden. Betalingen, e-mails en activiteit zeggen "12 min", "3 u", "gisteren", "5 wk" of "3 mnd"; pas na een jaar zie je een datum. Wijs er een aan voor de precieze datum.

Het klantportaal

Je klant heeft geen account nodig. Elke e-mail bevat een persoonlijke "online bekijken"-link die hun portaal opent. Daar kunnen ze:

• al hun documenten bekijken en pdf's downloaden;
• een offerte goedkeuren — met een akkoordvinkje voor de voorwaarden, hun naam (verplicht) en optioneel een getekende handtekening die op de pdf terechtkomt;
• afwijzen met een reden;
• een vraag stellen, die op de tijdlijn van het document komt en jou meldt. Standaard kan dat bij offertes en proformafacturen; onder Instellingen → Factuurinstellingen kies je voor elk document of voor geen enkel. De e-mail noemt de vraag alleen als het portaal er een aanneemt;
• een nieuwe offerte aanvragen als een offerte is verlopen — één knop op de verlopen offerte, in plaats van de mededeling dat ze je e-mailadres maar moeten opzoeken. Het komt bij jou binnen als melding en staat op de tijdlijn van het document. Twee keer klikken op één dag bevestigt de aanvraag in plaats van er een tweede te sturen;
• online betalen als je Mollie hebt gekoppeld.
• hun eigen gegevens bijwerken — profiel, één of meer adressen (standaard, factuur, bezorging) en hun contactpersonen.

Elk document begint met de stappen — lezen, betalen of akkoord geven, en dan een kopie bewaren — en de stap waar je klant is, staat gemarkeerd. Alles over betalen staat in één kaart: het bedrag, wanneer het moet zijn betaald (of hoe laat het is), wat er al betaald is, de knop om te betalen of akkoord te geven, en je bankgegevens. Op een telefoon staat die kaart bovenaan.

Jij ziet alles wat ze doen: geopend, gedownload, goedgekeurd, afgewezen, vragen — op de tijdlijn van het document en als meldingen voor het team. Openen en downloaden worden geteld, dus het document vertelt je zelf "3× gedownload" en wanneer dat voor het laatst was. Daarmee weet je of het echt is aangekomen, zonder ernaar te hoeven vragen.

Open je zelf het portaal van een klant (vanuit hun profiel, vanuit de factuureditor of via een link uit een e-mail), dan zie je precies wat zij zien — maar je kunt niet namens hen goedkeuren, afwijzen, een vraag stellen of hun gegevens wijzigen. Dat blijft aan hen. Er wordt dan ook niets vastgelegd: een document geldt niet als gezien omdat jij ernaar hebt gekeken.

Het portaal draagt jouw naam, niet de onze. Bovenaan staat je logo — of je bedrijfsnaam als je logo een SVG is — en nergens staat Voltane, ook niet op de pagina waar je klant toegang aanvraagt.

Zodra de klant het heeft, gaat het document op slot

Bij het uitgeven liggen de bedragen al vast. Zodra je klant er aantoonbaar een kopie van heeft — geopend in het portaal, de pdf gedownload, of goedgekeurd of afgewezen — gaat de rest ook op slot: de notitie erop, het soort document, de taal waarin het geschreven is. Het document zegt dat bovenaan, met de datum erbij.

Dat is bewust zo. Een document aanpassen dat iemand al in handen heeft levert twee versies met één nummer op, en maar één daarvan ligt op zijn bureau. Wil je veranderen wat er verschuldigd is, dan doe je dat met een creditnota: een nieuw document dat vertelt wat er gebeurd is. De rest werkt gewoon door — betaling registreren, storneren, crediteren en afboeken raken hier niet aan.

Versturen zet niets op slot. Een e-mail kan bouncen, in de spam belanden of naar een adres gaan waar niemand kijkt — dus bij een uitgegeven document dat nog niemand heeft geopend kun je de notitie nog gewoon corrigeren.

Meerdere handtekeningen vereisen

Sommige offertes hebben akkoord nodig van meerdere mensen aan klantzijde — bijvoorbeeld een manager én een contactpersoon van financiën. Kies op de offerte welke contactpersonen van de klant moeten goedkeuren. Iedereen krijgt een eigen e-mail met een eigen persoonlijke link, en de offerte is pas goedgekeurd zodra iedereen die je hebt gekozen akkoord is gegaan; wijst één van hen af, dan is de offerte voor iedereen afgewezen. Je kunt op de offerte zelf meekijken — wie al akkoord is, wie nog moet reageren — en elke handtekening komt terug op de geaccepteerde pdf.

Van offerte naar factuur of proforma

Is een offerte goedgekeurd, dan kies je op de offerte zelf wat er volgt: Factuur genereren, of Proforma genereren als je betaald wilt worden voordat je levert. Je klant hoeft de proforma niet opnieuw goed te keuren — het akkoord op de offerte gaat mee, handtekening inbegrepen. Een goedgekeurde proforma wordt op dezelfde manier een factuur.

Ligt de voorraad er niet, dan meldt Factuur genereren dat en gebeurt er nog niets. Een factuur haalt de voorraad van de plank, en een product waarop je geen oververkoop toestaat kan niet onder nul: vul de voorraad aan of sta oververkoop toe op de variant. Een proforma kun je altijd maken — die houdt de voorraad vast, maar haalt niets van de plank.

Goedgekeurde offertes automatisch omzetten staat standaard aan: een goedgekeurde offerte wordt meteen een uitgegeven factuur, gemaild naar de klant en teruggekoppeld aan de oorspronkelijke offerte. Liever per offerte beslissen? Zet het uit bij je teaminstellingen. Lukt de factuur niet vanwege de voorraad, dan hoor je toch dat de offerte is goedgekeurd.

Herinneringen die zichzelf versturen

Onbetaalde facturen worden opgevolgd met een oplopende reeks herinneringsmails (vóór de vervaldatum, op de vervaldatum, en na 1/7/14/30 dagen te laat). Onbeantwoorde offertes krijgen hun eigen, rustigere cadans (7/14/30 dagen). Standaard wacht elke herinnering op jouw goedkeuring met één klik, en je ziet de tekst voordat die verstuurd wordt — zo verrast de robot een klant nooit zonder dat jij het weet.

Een herinneringsregel begint op de dag dat je die aanzet. Stappen die daarvóór al aan de beurt waren, worden overgeslagen: een regel aanzetten stuurt dus geen stapel herinneringen over oude facturen. Je dashboard wijst je nog steeds op elke factuur die te laat is.

Goedkeuren brengt je meteen naar de factuur, met de herinnering open en klaar om te lezen. Je ziet de mail precies zoals je klant die krijgt, naast alles wat je nodig hebt om te beslissen: wat er nog openstaat, wat er al betaald is, en welke herinneringen er eerder uit zijn gegaan. Versturen, of kies een andere stap uit de lijst — elke stap die je nog niet verstuurd hebt kun je kiezen, want jij bent degene die naar het bericht kijkt.

Niemand wordt aangesproken op een factuur die nooit is verstuurd. Heb je de factuur zelf nog niet verstuurd, dan wordt er geen herinnering aangemaakt, en de factuur zegt je dat ook in plaats van je te laten gissen. Hetzelfde geldt voor offertes en creditfacturen: geen van beide is een schuld, dus geen van beide wordt opgevolgd.

Sommige klanten wil je nooit een herinnering sturen. Een vaste klant die je gewoon belt, een zusterbedrijf, iemand met een betalingsregeling: vink op de bewerkpagina van de klant Geen automatische betalingsherinneringen sturen aan, dan laten de herinneringsregels hun facturen met rust. Op de klantpagina zie je het onder Afspraken. Zelf een herinnering sturen vanaf de factuur kan nog steeds.

Elke herinnering bevat een manier om te betalen — je bankgegevens en betalingskenmerk, en een betaalknop erbij zodra je een betaalprovider gekoppeld hebt.

Als een factuur nooit meer betaald wordt

Soms komt het geld gewoon niet. Het incassobureau komt met lege handen terug, de klant is verdwenen, of doorgaan kost meer dan het oplevert.

Maak de factuur dan niet ongeldig. Ongeldig maken zegt dat de verkoop nooit heeft plaatsgevonden, en dat klopt niet — je hebt geleverd, je hebt gefactureerd, en je hebt de btw allang aangegeven in de aangifte over het kwartaal waarin je die verstuurde. De factuur nu ongeldig maken verandert stilletjes een aangifte die je al hebt ingediend, en gooit het bewijs weg dat de klant je ooit iets schuldig was. En ongeldig maken is definitief: een ongeldig document kun je niet opnieuw uitgeven. Per ongeluk gedaan? Maak dan een nieuw document of een creditnota.

Open in plaats daarvan de factuur en kies Afboeken. Je kunt er kort bij zetten waarom, en dat is precies wat je boekhouder als eerste vraagt.

Aan de factuur zelf verandert niets — dezelfde regels, dezelfde bedragen, dezelfde btw, dezelfde datum, hetzelfde nummer. Wat verandert is wat eromheen gebeurt:

• De factuur telt niet meer mee als geld dat je verwacht, en verdwijnt dus uit je openstaande bedragen.
• Herinneringen stoppen. Niemand wordt er nog voor aangesproken.
• De btw erop blijft precies zoals die was. Dat is nou juist waarom je afboekt in plaats van ongeldig maakt: de verkoop is gebeurd, de btw was verschuldigd, en alleen de verwachting dat er betaald wordt is veranderd.
• Je klant kan de factuur nog gewoon openen in het portaal en de pdf downloaden — die heeft je klant waarschijnlijk nodig voor de eigen administratie — maar de betaalmogelijkheden zijn weg, met een kort bericht dat er niets meer openstaat.

Alleen een verkoopfactuur die je echt hebt verstuurd en die niet betaald is, kun je afboeken. Een concept staat nog nergens voor open, en bij een betaalde factuur valt niets af te boeken.

Btw terugvragen heeft eigen regels over timing. Bij ondersteunde Nederlandse facturen legt Voltane de terug te vragen btw vast zodra je de vordering afboekt of zodra die een jaar na de vervaldatum nog openstaat, afhankelijk van wat het eerst gebeurt. Gewone facturen mogen meerdere btw-tarieven en eerdere gedeeltelijke creditfacturen hebben. Een losse regel met gebruikte goederen onder de individuele margeregeling wordt ondersteund als de inkoopprijs bekend is. De correctie bevat zowel het bedrag zonder btw als de btw; latere betalingen herstellen het passende deel. Ontbreekt bewijs of valt de btw-behandeling buiten deze gevallen, dan staat de factuur klaar voor controle door je boekhouder. De oorspronkelijke factuur en ingediende cijfers blijven behouden.

Een offerte heet gewoon offerte

Een offerte, een proforma en een creditfactuur gebruiken dezelfde schermen als een factuur. Het kruimelpad en het tabblad zeggen om welk van de vier het gaat, dus een pagina die je via Offerte maken opent heet overal offerte.

In het webadres staat /invoices/… voor alle vier. Voor je werk maakt dat niets uit.

Hoe je factuurnummers worden opgebouwd

Onder Instellingen → Factuurinstellingen kies je de vorm van je nummering. Drie plaatshouders worden voor je ingevuld:

De standaard {TYPE}-{YEAR}-{SEQ} levert dus FAC-2026-0001 op, en de offerte ervoor was OFF-2026-0001 — elk soort document telt op zichzelf.

{TYPE} volgt de taal van je team: een Nederlands team krijgt FAC voor een factuur, een Engelstalig team INV. Offerte, proforma en creditnota korten in beide talen tot dezelfde drie letters af. Verander je de teamtaal, dan verandert het voorvoegsel op documenten die daarna worden uitgegeven; wat al genummerd is houdt zijn nummer.

Je hoeft ze niet alle drie te gebruiken. {YEAR}-{SEQ} geeft 2026-0001 en alleen {SEQ} geeft 0001. Alles wat je buiten de accolades typt blijft precies zo staan, dus F{YEAR}.{SEQ} levert F2026.0001 op.

Twee dingen om te weten voordat je dit aanpast:

• Nummers die al uitgegeven zijn veranderen nooit. Een document houdt het nummer dat het gekregen heeft; de nieuwe vorm geldt vanaf het volgende.
• De teller kan elk jaar opnieuw beginnen — dat is de gebruikelijke keuze — of doorlopen. Dat is de aparte instelling direct onder het formaat.

Het formaat halverwege een jaar aanpassen mag en is soms nodig, maar je boekhouder wil dat de reeks navolgbaar blijft: ononderbroken, of met een schone knip aan het begin van een periode.

Fiscaal bewijs en gecontroleerde perioden

De zijbalk toont Btw met de soort transactie. Open de sectie via de kop of het pijltje voor de relevante landen, de herkomst van die gegevens en de bewaarde VIES-controledatum. De informatieknoppen geven uitleg bij de velden. Bekende waarden worden overgenomen. Bij een concept verschijnt in de open sectie de knop Btw-details aanpassen. Gebruik die als een vestiging, vertrekland of leveringsconditie afwijkt. Opslaan past je wijzigingen toe; met Annuleren blijft de factuur zoals die was. Een uitgegeven factuur toont het vastgelegde bewijs.

Bijzondere regelvelden verschijnen wanneer ze voor je team of prestatie relevant zijn. De EU-KOR-indeling verschijnt bij deelnemende teams en relevante historische omzet, of als al een bijzondere indeling is vastgelegd. Gewone verkopen krijgen automatisch de gewone categorie. Leg zo nodig een bedrijfsmiddel, nieuw vervoermiddel of andere bijzondere prestatie vast. Vertrekken goederen uit een ander land, dan blijft de bijbehorende btw-controle nodig voordat je de factuur uitgeeft.

Heeft je team toegang tot btw-aangiften, controleer dan de aandachtspunten en bronstukken voordat je de cijfers overdraagt. Download JSON, CSV, Excel of PDF. EU-KOR-exports tonen aandachtspunten en de wisselkoersen waarmee omzet in andere valuta is omgerekend. Ontbreekt de oorspronkelijke valuta van een brondocument, haal die dan opnieuw op bij de oorspronkelijke bron voordat je op het omzetbedrag vertrouwt. Alleen een omgerekend bedrag is daarvoor onvoldoende. Met toegang tot aangiftebeheer kun je een periode als voorbereid of ingediend markeren nadat je de aangifte zelf hebt ingediend; Voltane verstuurt die niet voor je. Zolang een periode niet is ingediend, zie je de termijn: je dient in en betaalt uiterlijk op de laatste dag van de maand na de periode. Voordat je hem als ingediend markeert, zie je wat de aangifte niet kan verwerken zoals het nu is, bijvoorbeeld een verkoop zonder btw-indeling of een inkoop in een andere valuta zonder wisselkoers. Pas dat eerst aan. Dien je toch in, geef dan aan waarom: je reden wordt bij de periode bewaard. Aandachtspunten zie je bij het indienen, maar ze houden je niet tegen. Een EU-KOR-periode kun je pas als ingediend markeren wanneer de nationale goedkeuringsregels zijn bevestigd. Voor een EU-dienstfactuur die je uitgaf terwijl het eerste btw-nummer van de klant nog in aanvraag was, kun je de periode voorbereiden. Markeren als ingediend kan pas met een later geverifieerd nummer voor dezelfde onderneming en een volledige ICP-opgaaf. Ingediende cijfers blijven zichtbaar naast latere verschillen. Gewone uitgifte en terugdateren in een ingediende periode zijn geblokkeerd. Een creditfactuur bij een ingediende oorspronkelijke factuur vraagt om een correctiereden en bewaart beide documenten in het controlespoor.

Inkopen waarvan de factuur in een andere periode binnenkwam dan de factuurdatum, staan naast de aangifte en in de export. Zo kun je die met je boekhouder bespreken. De aangifte zelf rekent nog met de factuurdatum.

De pagina btw-aangifte toont elke rubriek onder de koppen van het aangifteformulier, en een kaart Voor je aangifte bij de Belastingdienst met dezelfde bedragen in hele euro's, afgerond in je voordeel, inclusief 5a, 5b en het totaal, klaar om over te nemen in het portaal. De exports in CSV, Excel en PDF zijn in de taal van je team; de JSON-export is bedoeld voor software en houdt Engelse veldnamen.

Heeft een onbetaalde factuur al een btw-correctie, laat die dan eerst controleren voordat je de oorspronkelijke prestatie crediteert. Controleer de aandachtspunten voor gevallen waarbij de btw-behandeling of het bewijs automatische teruggaaf verhindert.