Klanten

Een klant is elke persoon of elk bedrijf waarmee je zaken doet — of zou kunnen doen. Iemand die je websiteformulier invult wordt meteen een klant in plaats van een regel in een aparte lijst, zodat de hele geschiedenis vanaf het eerste contact op één kaart staat.

De klantenlijst

De lijst opent op de kolommen waarmee je iemand herkent: klant, e-mail, telefoon, adres, postcode, stad, land en type lead. Alles wat de klant verder bij zich draagt zit één klik verderop in de kolomkiezer boven de tabel, en je keuze wordt onthouden.

De klantpagina

Open een klant en je vindt alles op één plek:

• Gegevens — contactinfo, btw-nummer (dat controleren we voor je in het EU VIES-register, en zelf kun je het altijd met Verifiëren in het veld doen), betaaltermijn en een persoonlijke korting.
• Statusbadge — een kleurgecodeerde status die Voltane voor je bepaalt, zie hieronder.
• Facturen & offertes — elk document dat je ooit naar ze hebt gestuurd.
• Meldingen — de berichten die Voltane over deze klant heeft verstuurd, zoals de melding van een nieuw bericht via het contactformulier. Open er een om het hele bericht te lezen.
• API-inzendingen — websiteformulier-inzendingen die voor deze klant zijn binnengekomen, met alles wat het formulier meestuurde.
• Adressen & contactpersonen — meerdere adressen (factuur/bezorging) en contactpersonen, elk met hun eigen taal.
• Portaallink — een kant-en-klare link naar hun persoonlijke klantportaal die je direct kunt delen.

Adressen en contactpersonen bewerken

Selecteer een adres of contactpersoon om de gegevens in een venster op de klantpagina te bewerken. Een nieuwe toevoegen doe je met Adres toevoegen of Contact toevoegen onder Standaard, Facturatie of Verzending. Het type of de rol staat dan al goed. Bij een nieuw adres staat het land van het standaardadres ingevuld; bij een nieuwe contactpersoon de taal van de klant. Heeft de klant geen standaardadres of ingestelde taal, dan gebruikt Voltane de instellingen van je team.

Met Opslaan verwerk je de wijzigingen en keer je terug naar de bijgewerkte klantpagina. Moet je nog iets aanpassen, dan blijft het venster open en verschijnt er een melding bij het veld. Met Annuleren of door het venster te sluiten laat je de opgeslagen gegevens ongewijzigd. Via het e-mailadres of telefoonnummer op een contactkaart neem je direct contact op.

Contactpersonen kun je niet alleen toevoegen, maar ook ontkoppelen. De persoon blijft dan gewoon in je contactenlijst staan — handig als iemand naar een ander bedrijf vertrekt — en ontkoppel je de primaire contactpersoon, dan neemt de volgende die rol automatisch over. Zo zit een klant nooit zonder.

Een klant toevoegen

Twee manieren om te beginnen, allebei via Nieuwe klant:

• Eenvoudig — één kort formulier. Genoeg voor de meeste klanten.
• Uitgebreid — een begeleide flow: gegevens, adres, primaire contactpersoon, controle.

Klik ergens op de kaart van je keuze om te beginnen. Met Annuleren in het eenvoudige formulier of de eerste stap van de wizard ga je terug naar de moduskeuze. Dat kan ook met Wijzig modus. Je niet-opgeslagen invoer vervalt. De wizard slaat elke afgeronde stap op; klanten, adressen en contactpersonen die al zijn opgeslagen, blijven bestaan.

Terwijl je een naam, e-mailadres of btw-nummer typt, kijkt Voltane op de achtergrond of je die klant al hebt en toont een waarschuwing met een link naar de bestaande klant. Het is een seintje, geen blokkade: twee vestigingen van hetzelfde bedrijf zijn heel normaal, dus jij bepaalt.

In de begeleide flow staat de primaire contactpersoon standaard op dezelfde gegevens als de klant — je vult het formulier alleen in als het echt om iemand anders gaat. En de adresstap vraagt om één adres; een apart factuur- of bezorgadres voeg je later toe vanaf de klantpagina, als het ooit afwijkt.

Adressen in je eigen taal

Land, provincie en plaats kies je uit een wereldwijde referentielijst. Die lijst bewaart één naam per plaats, en dat is niet altijd de naam die jij gebruikt: de provincie Noord-Holland staat er als "North Holland", Luik als "Liège", Den Haag als "The Hague".

Voltane toont ze nu zoals jij ze schrijft. Staat je taal op Nederlands, dan lees je Noord-Brabant, Wenen, Toscane, Luik en Den Haag — en zoeken werkt ook in het Nederlands: typ "noord" voor de twee Noord-provincies, of "haag" voor Den Haag. Zoeken in een andere taal mag ook, je krijgt het resultaat gewoon in het Nederlands: met "netherlands", "Niederlande" of "north holland" vind je Nederland en Noord-Holland. Zet je de taal terug op Engels, dan leest hetzelfde adres als North Brabant, Vienna, Tuscany, Liège en The Hague. Aan het adres zelf verandert niets — alleen aan wat jij ziet.

Plaatsen die in beide talen hetzelfde heten — Groningen, Limburg, Bremen, Dublin — blijven gewoon staan zoals ze zijn.

Facturen die je verstuurt zijn met opzet de uitzondering. Het adresblok op een pdf is een postadres, dus daar blijft de plaatselijke schrijfwijze staan — Köln, Liège, The Hague — want daar komt de envelop mee aan. Alleen het land staat in jouw eigen taal.

Klantstatus

Voltane bepaalt een statuslabel automatisch — je stelt het nooit zelf in:

De status is een kolom als elke andere: zet die aan via de kolomkiezer, sorteer erop, of filter de lijst op één waarde in het filterpaneel — net zoals je elke andere lijst in Voltane filtert.

Los van de status heeft elke klant een handmatig leadtype (koud / warm / heet) dat je zelf bepaalt.