Facturen spelen een cruciale rol in het beheer van de financiële operaties van je bedrijf. Dit hoofdstuk geeft een gedetailleerd overzicht van de beschikbare tools en functies voor het maken, bekijken, bijwerken en verwijderen van facturen in Voltane. Daarnaast worden automatiseringsmogelijkheden en integraties, zoals de Shopify integratie, belicht om facturatieprocessen te stroomlijnen. Met deze functies kan je team facturen efficiënt verwerken en zorgen voor accurate, tijdige communicatie met klanten.
Elk teamlid heeft de mogelijkheid om een factuur aan te maken.
Bij het aanmaken van een factuur moet de volgende informatie worden geselecteerd:
- Er moet een klant worden gekozen.
- De factuurdatum moet worden ingesteld.
- De vervaldatum moet worden ingesteld. De vervaldatum wordt automatisch berekend op basis van de bedrijfsinstellingen.
Elk teamlid kan een factuur lezen.
De volgende informatie wordt aan het lid weergegeven:
- De factuur en de details zoals:
- Het factuurnummer.
- De datum en vervaldatum.
- Het adres van de ontvanger.
- Indien van toepassing, de aangepaste velden.
- De artikelen, met vermelding van het artikel, de hoeveelheid, de prijs, het btw-tarief en het bedrag.
- De totaalbedragen, inclusief kortingen en belastingen.
- De optie om een aangepaste notitie toe te voegen aan de factuur.
- Het kortingsbedrag van de factuur.
- De status van de factuur (Offerte, Proforma, Factuur, Creditfactuur).
- De status van “intracommunautaire levering”.
- De status van “btw berekenen over productmarge”.
- De optie om de huidige en vorige versies van de factuur te downloaden.
- De optie om de factuur per e-mail naar de klant te sturen.
- De optie om de factuur te dupliceren.
- De optie om de factuur te verwijderen.
- De betaalstatus van deze factuur en de optie om er een toe te voegen.
- Interne notities en notities veroorzaakt door uitgevoerde acties (bijv.: Factuur verzonden naar klant door gebruiker).
- De meldingen met betrekking tot de factuur (bijv. de e-mail die naar de klant is gestuurd, met bijlagen).
Elk teamlid kan een factuur bijwerken.
De volgende informatie kan worden bijgewerkt:
- De datum en vervaldatum.
- Het factuuradres.
- Indien van toepassing, de aangepaste velden.
- Items kunnen worden toegevoegd, bijgewerkt of verwijderd.
- Op de factuur zelf kan een notitie worden toegevoegd.
- De factuur kan worden overgedragen aan een andere klant.
- Het kortingspercentage kan worden aangepast. (geldt voor de hele factuur)
- De status kan worden gewijzigd (Offerte, Proforma, Factuur, Creditfactuur).
- De status van “intracommunautaire levering”.
- De status van “btw berekenen over productmarge”.
- Er kan een interne notitie worden toegevoegd.
Elk teamlid kan een factuur verwijderen.
Momenteel biedt Voltane de volgende automatiseringen met betrekking tot facturen:
Wanneer integratie gefactureerd is, breng team of klant op de hoogte
Hiermee kun je automatisch communiceren met jezelf en je team, of je klant, als ze een factuur nodig hebben. Een voorbeeld zou gebaseerd kunnen zijn op onze Shopify integratie, wat betekent dat er automatisch een factuur wordt gegenereerd voor elke aangemaakte bestelling.
Integraties voor facturen omvatten momenteel alleen Shopify. Met onze Shopify integratie kun je klanten en hun bestellingen automatisch importeren in Voltane.
